Vaarst

Referat fra generalforsamling I Vaarst & Omegns Borgerforening den 30. juni 2020

Tilstede var:

Theo Beltoft, Jimmy Ravn, Tom Greiffenberg, Line Rodkjær, Rikke Christensen og Casper Larsen

Dagsorden: 

1. Valg af dirigent 

2. Formandens beretning 

3. Kassererens beretning 

4. Indkomne forslag 

5. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter 

6. Valg af revisorer og suppleant 

7. Evt. 

1. Valg af dirigent faldt på Tom Greiffenberg

Tom godkendte gyldigheden af indkaldelsen og gennemgik dagsordenen. Tom nævner at da der er tale om en force majeure-situation og generalforsamlingen er derfor vurderet lovlig, selvom denne ifølge vedtægterne skal afholdes i marts måned.

Casper vælges som referent.

2. Formandens beretning

Theo Beltoft henviser til beretningen i Rundt om Vaarst der også er offentliggjort på hjemmesiden. Theo spørger om denne skal gennemgås, eller om de fremmødte vil ”nøjes” med tilføjelser hertil. Det vedtages at det er tilstrækkeligt med tilføjelserne.

Theo Beltoft nævner at der i bestyrelsen er drøftet følgende:

Som en konsekvens af den manglende interesse blandt byens borgere for at deltage i bestyrelsesarbejdet foreslås en vedtægtsændring som gør det muligt at fortsætte med en bestyrelse bestående af 3 personer.

Formand + Kasserer + Koordinator.

En vedtagelse af dette vil sikre en bestyrelse frem til marts 2021 bestående af Casper, Theo og en endnu ikke fundet koordinator.

Bestyrelsens arbejde skal forsat være at understøtte udviklingen af byen samt afholdelse af forskellige faste og varierende sociale arrangementer.

Det nye bliver at 100% af arbejdet fremover vil blive varetaget og udført af forskellige udvalg.

Det betyder f.eks. at det vil være et Fastelavsudvalg som fremover vil stå for planlægning og afholdelse af fastelavn ligesom det vil være et Sankt Hans udvalg som står for planlægning og afholdelse af Sankt Hans osv.

Det betyder også at der ikke vil blive afholdt Fastelavn hvis der ikke er interesse for at afholde Fastelavn.

Bestyrelsens opgave vil blive hjælp til finansiering, ansøgning om tilskud fra forskellige offentlige puljer, kontakt med alle udvalg og foreninger i byen samt koordinering af årskalender så det så vidt muligt undgås at der ligges arrangementer på samme datoer.

Forslagene vurderes at høre til under punkt 4, indkomne forslag – men de fremmødte er enige om at det er både kritisk og bekymrende at der tilsyneladende ikke er større interesse for borgerforeningens gøren og laden. Forslagene vil blive behandlet under punkt 4 på dagsordenen.

3. Kassererens beretning

Casper går i formandens spor og henviser til at der allerede er både udsendt et godkendt regnskab og en beretning fra kassereren i sidste version af Rundt om Vaarst, som også er tilgængelig på hjemmesiden. Der spørges ind til, om de fremmødte ønsker en gennemgang, eller om der skal fokuseres på eventuelle tilføjelser.

Det vedtages at det er tilstrækkeligt med evt. tilføjelser.

Casper nævner at der pr. d.d. er indbetalt ca. 55 kontingenter, hvilket ligger under sidste års, men over niveauet i 2017. Det vurderes at de ekstra indbetalinger må skyldes at man sidste år stemte dørklokker, hvilket dog også er et stort arbejde.

Det nævnes at der var ca. 38 tidlige indbetalere pr. 31.05.2020, som var fristen for tidlige indbetalinger til lodtrækning om en gavekurv.

Casper har fået lavet en købmandskurv hos Polle, og Grethe Fallesen, der var den heldige vinder, har allerede hentet den. Det konstateres at Grethe har udtrykt sin begejstring for kurven på Facebook, og der allerede er kommet flere indbetalinger ind siden. Antal indbetalere kunne være bedre, men vurderes ok.

Det konstateres at der pr. d.d. står ca. 14.500 kr. på borgerforeningens bankkonto.

4. Indkomne forslag

Eneste indkomne forslag var formandens vedr. vedtægtsændring og forslag til ændret bestyrelse jf. punkt 1. 

Det foreslås at man i de nye vedtægter:

• Vil indføre at bestyrelsen fremover kun skal bestå af 3-11 bestyrelsesmedlemmer.

• Vil indføre at der ikke skal vælges suppleanter.

Det besluttes at man ikke vil have suppleanter fremadrettet, da man har problemer med at hverve folk til opgaverne/titlerne.

• Vil indføre at alle beslutninger afgøres ved flertal.

• Vil indføre at der kun skal vælges 1 revisor.

Det besluttes at man ikke vil have mere end en enkelt revisor fremadrettet. Man har heller ikke behov for en revisorsuppleant.

• Bestyrelsesmedlemmer skal kun vælges for 1 år ad gangen.

• Vedtægterne skal forsimples mest muligt.

Det drøftes hvilke udvalg der vil blive brug for, følgende nævnes:

Fastelavnsudvalg:

Planlægning og afholdelse af den årlige Fastelavnsfest.

Opgaven koordineres med bestyrelsen.

Medieudvalg:

Et udvalg bestående af byens nye webmaster, redaktøren på Rundt om Vaarst samt administrator på byens Facebook side.

Smagningsudvalg:

Har til formål at planlægge smagninger og fællesspisninger.

Vedligeholdelsesudvalg:

Herunder koordinering af den årlige affaldsindsamling.

Flagudvalg:

Ansvar for flag ved indgange til byen og hejsning af flag ved særlige lejligheder og mærkedage.

Sankt Hans udvalg:

Planlægning og afholdelse af årligt Sankt Hans arrangement.

Det konstateres at der vil ligge et stort arbejde forude, for at få folk i de forskellige udvalg- men nogle personer er selvskrevet, og flere udvalg vurderes allerede at være besat.

Theo formulerer en tekst på Facebook, evt. i forbindelse med indkaldelsen til den ekstraordinære generalforsamling. Line nævner muligheden for at man rekvirerer folk ved at stemme dørklokker, det vurderes dog også at være tidskrævende.

Ændringerne besluttes, og der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling d. 14.07.2020 hvor nye, opdaterede vedtægter forventes vedtaget.

Rikke laver en fysisk plakat. Theo lavet et Facebook-opslag d. 30.06.2020, så den ekstraordinære generalforsamling er lovligt varslet.

5. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer:

Theo Beltoft er ikke på valg. Fortsætter som formand indtil marts 2021.

Casper Larsen bliver valgt ind for 1 år.

Jimmy Ravn bliver indsat som koordinator, men en anden forventes at varetage denne rolle fra og med den ekstraordinære generalforsamling pr. 14.07.2020.

Ovenstående forventes vedtaget på ekstraordinær generalforsamling d. 14.07.2020.

Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter generalforsamlingen.

Øvrige bestyrelsesmedlemmer/suppleanter vil blive valgt i tilfælde af at vedtægtsændring ikke træder i kraft på ekstraordinær generalforsamling pr. 14-07-2020.

6. Valg af revisor

Peter Jensen genvælges som revisor.

Øvrige revisorer/suppleanter vil blive valgt i tilfælde af at vedtægtsændring ikke træder i kraft på ekstraordinær generalforsamling pr. 14-07-2020.

7. Eventuelt

Bestyrelsen accepterer at Borgerforening vil blive opløst/lukket hvis at det ikke lykkes at finde en ny bestyrelse på min. 3 personer inden generalforsamling 2021 hvor alle de nuværende medlemmer udtræder.

Da samrådets medlemmer udpeges af borgerforeningens bestyrelse, vil også samrådet blive opløst lukket.

Eventuelle likvide midler og løsøre vil jvf. vedtægterne blive doneret almennyttige formål i Vaarst.

Tom Greiffenberg erklærede generalforsamlingen for hævet og takkede for god ro og orden.

Referent

Casper Larsen, 30. juni 2020